Existe algumas soluções bem interessantes no mercado, para o gerenciamento e controle dos serviços de impressão enviados a um ou vários servidores de impressão.

Para quem não sabe, um servidor de impressão é um computador destinado a centralizar todos os serviços de impressão de uma rede de computadores. Assim, você pode conectar a este servidor uma ou duas impressoras laser, por exemplo, e compartilhar as mesmas para todas as estações de rede.

A função dos softwares de gerenciamento de impressão é registrar de quais terminais, quando, e quantas impressões foram solicitadas num período. Alguns permitem inclusive limitar o número de solicitações de impressão, permitindo assim controlar impressões desnecessárias, refletindo nos custos de manutenção e suprimentos das impressoras.

A gestão de impressões ajuda a gerir o orçamento

Os Spoolers de impressão convencional podem ser suficientes quando a sua rede tem baixo volume de impressões ou não há necessidade de efetuar controle das mesmas. Mas, mesmo esta solução, falha no que diz respeito a tratamento estatístico para administração. A melhor solução é uma aplicação que consiga manter registros de todo o volume de impressão, fazendo o tratamento dos dados por Impressora, Posto de trabalho ou Utilizador.

Outro problema surge quando tenta aplicar um orçamento limitador aos diferentes tipos de impressão da sua empresa. O custo de cada página impressa vai variar consonante ao tipo de papel e o modo de impressão utilizados. Estes fatores têm que ser considerados quando se tenta aplicar uma política de gestão de custos. Para atingir estes objetivos é necessário um Spooler de impressão de rede, desenvolvido de modo a registar todos as estatisticas relativas a impressões da sua empresa.

O O&K Print Watch é um software que recomendo para monitorar e gerenciar o que está sendo impresso em sua rede. Você terá o controle sobre as impressões realizadas e coletará estatísticas do uso das impressoras, podendo definir limites para cada usuário. É possível obter as seguintes informações sobre cada impressão: nome do usuário, nome do computador, nome do documento, data e hora, número de páginas e de cópias, volume em bytes, tamanho do papel, cor, etc.

Os relatórios criados podem ser vistos em seu browser, como uma página da Internet. Após análise detalhada, você poderá, por exemplo, traçar um plano de reembolso que assegura que cada usuário pague pelo uso da impressora.

Principais recursos:

• Limitar as impressões por páginas ou custo;
• Limitar impressões com determinadas palavras no nome do documento;
• Visualizar imagens dos jobs de impressão;
• Interface web para visualização de relatórios;
• Proibir ou interromper impressões de determinado usuário ou grupo de usuários;
• Definir o custo de impressão para cada impressora e cada tamanho de papel;
• Deletar as informações armazenadas sobre os jobs de impressão;
• Administrar a fila de impressão;
• Exportar os relatórios para os formatos HTML ou Excel; entre outros recursos.

Você poderá baixar, para testar em 15 dias, a versão com licença para 1 impressora e 1 servidor de impressão, ou a versão com licenças para 2 a 5 impressoras.

Algumas empresas que utilizam este software para gerenciamento de impressão: